Cityconin sisäinen valvonta käsittää taloudellisen ja muun valvonnan. Sisäistä valvontaa toteuttavat yhtiössä ylin ja toimiva johto sekä koko muu henkilökunta. Yhtiö pyrkii edistämään sellaisen yrityskulttuurin muodostumista, joka hyväksyy sisäisen valvonnan normaalina ja tarpeellisena osana päivittäistä yritystoimintaa. Cityconin sisäisen valvonnan viitekehityksenä käytetään kansainvälisesti tunnettua COSO-viitekehystä.
Sisäisellä valvonnalla pyritään varmistamaan
- asetettujen päämäärien ja tavoitteiden saavuttaminen
- voimavarojen taloudellinen ja tehokas käyttö
- toimintaan liittyvien riskien riittävä hallinta
- taloudellisen ja muun johtamisinformaation luotettavuus ja oikeellisuus
- ulkoisen sääntelyn ja sisäisten menettelytapojen sekä asiakassuhteissa asianmukaisten menettelytapojen noudattaminen ("compliance")
- toiminnan, tietojen sekä yhtiön omaisuuden turvaaminen,
- riittävät ja asianmukaiset tietojärjestelmät ja työprosessit toiminnan tueksi.
Yhtiön hallitus vastaa riittävän ja toimivan sisäisen valvonnan järjestämisestä ja ylläpitämisestä. Toimitusjohtajan tehtävänä on huolehtia sisäisen valvonnan käytännön toimenpiteiden toteuttamisesta. Toimitusjohtajan tulee ylläpitää organisaatiorakennetta, jossa vastuut, valtuudet ja raportointisuhteet on määritelty kirjallisesti selkeästi ja kattavasti. Yhtiön työntekijöillä on kirjalliset toimenkuvat, joissa valtuudet sekä vastuu- ja raportointisuhteet on määritelty. Yhtiön henkilökuntaan kuuluva ei käsittele yhtiön edustajana omaa tai lähipiiriään koskevaa liiketointa tai vaikuta tai osallistu muutoinkaan tällaista liiketointa koskevaan päätöksentekoon.
Liiketoiminnan eri osa-alueille asetetaan liiketoimintasuunnitelman mukaiset määrälliset ja laadulliset tavoitteet ja niiden toteutumista valvotaan. Johdolle tapahtuva raportointi tuotetaan liiketoiminnasta erillään ja riippumattomasti. Liiketoiminnan seurantaa ja varainhoidon valvontaa varten yhtiössä on käytössä asianmukaiset ja luotettavat laskenta- ja muut tietojärjestelmät. Asetettujen tavoitteiden toteutumista seurataan koko konsernin kattavalla suunnittelu- ja raportointijärjestelmällä, jonka avulla voidaan seurata sekä toteumaa että ennustetta. Järjestelmä toimii myös budjetoinnin apuvälineenä.
Toimitusjohtaja ja yhtiön johtoryhmän jäsenet vastaavat siitä, että konsernin jokapäiväisessä toiminnassa noudatetaan voimassaolevia lakeja ja niiden nojalla annettuja säädöksiä sekä yhtiön toimintaperiaatteita ja hallituksen päätöksiä.
Liiketoiminnassa tai muutoin havaitut sisäisen valvonnan puutteet ja kehittämiskohteet dokumentoidaan ja raportoidaan toimitusjohtajalle, jonka tulee viivytyksettä ryhtyä havaintojen perusteella tarvittaviin toimiin.