Integritetsmeddelande

Citycon Oyj samt dess dotterbolag och närstående bolag (nedan kallade ”Citycon”) respekterar sina investerares, kunders, leverantörers och andra intressenters integritet. I detta integritetsmeddelande beskrivs hur Citycon samlar in och behandlar personuppgifter om sina aktieägare, andra investerare och analytiker, och hur Citycon skyddar integriteten i och säkerheten för information som samlas in och behandlas.

I detta integritetsmeddelande betyder ”personuppgifter” all information som kan identifiera dig som en enskild person som antingen skickats av dig och/eller erhållits via alternativa kanaler.

Personuppgiftsansvarig

I fråga om varje registrerad personuppgift betraktas personuppgiftsansvarig att vara det Citycon-koncernföretag som har ett avtalsförhållande eller annat samarbetsförhållande med den registrerade, eller med den organisation som den registrerade företräder. Den personuppgiftsansvarige kan således vara antingen Citycon Oyj (FO-nr 0699505-3) eller något av dess dotterbolag eller närstående bolag. I detta integritetsmeddelande ska ”vi” eller ”Citycon” omfatta alla Citycon-koncernföretag som agerar som personuppgiftsansvarig i respektive enskilt fall.

Kunder och hyresgäster

Syftet med behandlingen och dess rättsliga grund

Vi behandlar information om kunder och hyresgäster för att skapa, hantera, upprätthålla och utveckla kund- och hyresgästrelationen; för säkerhetsrelaterade frågor och kommunikation med anledning av dessa; för tillhandahållandet av tjänster; för kommunikation; för utskick av nyhetsbrev, organisering av evenemang, utvärdering av kundupplevelsen och sammanställning av statistik; för identifiering av kundens och hyresgästens användare; för betalningar och övervakning av dessa; för utveckling av affärs- och kundservice; för hantering av klagomål och reklamationer samt försvar mot rättsliga anspråk; samt för redovisning och andra rättsliga förpliktelser. Dessutom använder den personuppgiftsansvarige och dess koncernbolag personuppgifter för direktmarknadsföring (inkl. elektroniska nyhetsbrev), inriktning och profilering av internetreklam samt för utformning och utveckling av den personuppgiftsansvariges produkter och tjänster.

Vi behandlar uppgifter om våra kunder och hyresgäster för att uppfylla våra legitima intressen som härrör från aktuellt avtalsförhållande och/eller aktuell kundrelation. I vissa fall kan vi även behandla personuppgifter om potentiella kunder och hyresgäster eller deras företrädare som vi ännu inte ingått något avtal eller upprättat någon kundrelation med, eller med vilka vi tidigare har haft ett avtal eller ett kundkundförhållande. Behandlingen av dessa uppgifter baseras på vårt legitima intresse av att utforska och förstå potentiella kunder eller hyresgäster, av att kommunicera med dem samt av att utveckla vår kund- och marknadskunskap. Baserat på vårt berättigade intresse och, om så krävs, vårt samtycke, kan vi komma att använda personuppgifter för marknadsföring, direktmarknadsföring, enkäter, marknadsundersökningar samt andra adresserade försändelser.

Kategorier av personuppgifter som vi samlar in

Kunder och hyresgäster i affärsfastigheter:

kontaktuppgifter, såsom namn, adress, telefonnummer, e-postadress och befattning
information om det företag som den registrerade företräder samt om företagets lokalisering
information om de företag som den registrerade tidigare har representerat och hans/hennes tidigare titlar, om den registrerade har ändrat företag/befattning efter att hans/hennes uppgifter registrerades i våra system för första gången
uppgifter om förbud och samtycken relaterade till marknadsföring
uppgifter som den registrerade har uppgett på registreringsformulär i samband med Citycons evenemang eller kampanjer
användarnamn och lösenord till elektroniska tjänster

Hyresgäster i bostadslägenheter:

kontaktuppgifter, såsom namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress
övriga uppgifter, såsom bankkontonummer, beskattningsbeslut, kundrelationens startdatum, antal personer som bor i samma hushåll och deras namn
uppgifter om arbete, anställningens längd och typ, inkomster och förmögenhet, kreditupplysningar, skuldsanering och indrivning, bostadsbehov, hyresförhållandet, hyresdeposition, uppsägning av hyresavtalet, uppgifter om en eventuell intressebevakare
när det gäller en minderårig hyresgäst; vårdnadshavarens identifieringsuppgifter, klagomål, respons samt övriga uppgifter och kommunikation relaterad till kundrelationen, direktmarknadsföringstillstånd och förbud

Varifrån samlar vi in personuppgifter

Våra regelbundna informationskällor är den information som ges under upprättandet och ingåendet av avtalet samt under kund- och hyresgästrelationen.

Vi samlar in uppgifter till våra register direkt från våra kunder, hyresgäster eller deras representanter, från hyresavtal och från Citycon-portalen. Vi kan även samla in uppgifter vid exempelvis deltagande i kampanjer och evenemang som organiseras av oss.

Vi uppdaterar dina uppgifter bland annat utifrån dina meddelanden samt utvecklingar och händelser som inträffar under hyresförhållandet. Vi kan även få meddelande och/eller anmälningar från tredje part. I sådana fall strävar vi efter att försäkra oss om uppgifternas riktighet på ett lämpligt sätt.

När det gäller blivande bostadshyresgäster kan det hända att vi kontrollerar att personuppgifterna är korrekta i befolkningsregistret i samband med att hyresavtalet ingås. I samma register kan vi även komma att kontrollera giltigheten av uppgifter om befintliga bostadshyresgäster i våra egna bostäder. Vidare samlar vi in och uppdaterar dina personuppgifter baserat på uppgifter som vi får från våra samarbetspartner och från myndigheter och företag som tillhandahåller personuppgiftstjänster.

Vi kan komma att samla in och uppdatera kreditupplysningar och betalningsinformation samt sanktionslistor och/eller uppgifter om tvångsövervakning från bland annat Suomen Asiakastieto Oy:s register.

Information som samlas in för användarhantering i våra datasystem, såsom Citycon-portalen, samlas in från dig eller från din företagsrepresentant och används av våra anställda för att skapa och hantera inloggningsuppgifter. Uppgifterna sparas automatiskt i samband med användningen av datasystemen.

Utlämnande av personuppgifter och kategorier av mottagare

Vi kan komma att lämna ut personuppgifter till företag som tillhör Citycon-koncernen och, i de fall vi har en rättslig skyldighet att göra det, även till myndigheter.

Dessutom kan vi även överföra data till våra tjänsteleverantörer, som behandlar uppgifterna för vår räkning och i enlighet med våra instruktioner. Några exempel på syften i samband med detta är hantering och utveckling av kundrelationen eller tjänsterna; uthyrning och avyttring av lägenheter eller affärslokaler; fastighetsförvaltningstjänster samt byggnationer och reparationer och översyn av arbetena, säkerhetsrelaterade frågor och kommunikation om dessa; komplettering av kundinformation, inkassering av fordringar; och utveckling och underhåll av datasystem och datasäkerhet.

När det gäller uthyrning av bostadslägenheter lämnas personuppgifter endast ut till de partners som krävs för hanteringen av hyresförhållandet. Dessa parter kan exempelvis, men ej uteslutande, utgöra servicebolag för att kontrollera uppgifter om de boende (namn och kontaktuppgifter), en låsbutik för överlämnande av nycklar (namn, personnummer och kontaktuppgifter), en indrivningsbyrå för indrivning av fordringar (namn, personnummer, skuldbelopp och kontaktuppgifter).

När Citycon avyttrar en tillgång kan det hända att informationen som hänför sig till befintliga hyresavtal överförs till köparen av tillgången.

Överföring av personuppgifter utanför EU/EES

Personuppgifter får överföras utanför EU/EES i enlighet med gällande lagstiftning och bestämmelser om datasekretess och uppgiftsskydd, med förbehåll för de begränsningar som fastställts i sådana lagar och bestämmelser.

När personuppgifter överförs till ett land utanför EU/EES som inte säkerställer en adekvat nivå av dataskydd, tillämpar vi lämpliga skyddsåtgärder i enlighet med gällande lagstiftning om datasekretess och bestämmelser om uppgiftsskydd såsom EU-kommissionens standardavtalsklausuler och vid behov ytterligare skyddsåtgärder.

Personuppgifter om bostadshyresgäster överförs inte utanför EU/EES.

Personuppgifternas lagringstid

Vi sparar uppgifter om kunder och hyresgäster under hela kundrelationen och under hela hyresförhållandet eller tills du inte längre representerar vår kund. Efter att kundrelationen eller hyresförhållandet har upphört sparar vi personuppgifterna så länge som de är nödvändiga för att uppfylla Citycons verkliga behov eller för att uppfylla de rättsliga krav och myndighetskrav som Citycon omfattas av. Om inga myndighetskrav föreligger behåller vi uppgifterna i högst 24 månader.

Vi sparar uppgifter om våra potentiella kunder och hyresgäster och deras representanter så länge som uppgifterna är nödvändiga för Citycons verkliga behov samt för de rättsliga krav och myndighetskrav som Citycon omfattas av. Om inga myndighetskrav föreligger behåller vi uppgifterna i högst 24 månader.

Personuppgifter om bostadshyresgäster sparas i registret endast så länge som det finns en grund för behandlingen av uppgifter enligt dataskyddsförordningen.

Aktieägare, andra investerare och analytiker

Ändamål och rättslig grund för behandling

Vi behandlar personuppgifter om aktieägare och deras ombud för att föra ett aktieägarregister, för att arrangera och administrera bolagsstämmor, för att identifiera aktieägares identitet och därigenom fastställa rätt att delta på bolagsstämmor, för att kommunicera med aktieägare, och för att betala utdelning och göra andra transaktioner med det egna kapitalet.

Vi behandlar personuppgifter om andra investerare och analytiker för att uppfylla våra legitima intressen och för att kommunicera med dem.

Vi behöver behandla personuppgifter om aktieägare och deras ombud, andra investerare och analytiker för att kunna lämna information till allmänheten i egenskap av bolag noterat på Nasdaq Helsinki Ltd.

Vi behandlar aktieägares, andra investerares och analytikers personuppgifter för att fullfölja våra rättsliga åtaganden. Vi kan också behandla personuppgifterna för att uppfylla våra legitima intressen att lämna ut information till allmänheten samt för att kommunicera med och upprätthålla goda relationer med våra aktieägare, investerare och analytiker. Dessutom kan vi komma att behandla personuppgifter när vi skickar inbjudningar till våra evenemang, nyhetsbrev, information om vår verksamhet och annan marknadsföringskommunikation.

Kategorier av personuppgifter som vi samlar in

Aktieägare

kontaktinformation, t.ex. namn, adress, telefonnummer och e-postadress
annan information, t.ex. personnummer eller annan identifierande information, nationalitet, antal aktier och rösträtter, och värdeandelskontonummer
övriga upplysningar om aktieägares deltagande på bolagsstämmorna (inklusive information om fullmakter)

Aktieägares ombud och biträden

namn på och personnummer för ombud när ombudet företräder aktieägare vid bolagsstämman
Vi samlar också in personuppgifter om ombud och biträden som företräder/bistår aktieägare vid bolagsstämmor

Andra investerare och analytiker

kontaktinformation, t.ex. namn, adress, telefonnummer och e-postadress

Varifrån vi samlar in personuppgifter

Vi samlar in personuppgifter från följande aktörer:

Aktieägare. Vi får information som lämnas till oss i anmälningar om större aktieinnehav (flaggningsanmälningar).
Euroclear Finland Oy (Finlands nationella värdepapperscentral). Euroclear Finland Oy för Citycons aktieägarregister, och är den tekniska leverantören av databasen som vi använder för att hantera aktieägarinformationen.
Andra investerare och analytiker, eller företag som de företräder.

Utlämnande av personuppgifter och kategorier av mottagare av uppgifterna

Information om stora aktieägare och flaggningsanmälningar samt en lista över analytiker som följer Citycon finns på vår webbplats www.citycon.com.

Vi är skyldiga att lämna ut aktieägarförteckningen till alla som begär det baserat på tillämpliga lagar och bestämmelser (principen om aktieägarregisters offentlighet).

Vi kan komma att lämna ut vissa uppgifter till myndigheter i de fall vi har en rättslig skyldighet att göra detta.

Dessutom kan vi även överföra data till våra tjänsteleverantörer, som behandlar uppgifterna för vår räkning och i enlighet med våra instruktioner.

Överföring av personuppgifter till utanför EU/EES

I vissa fall kan personuppgifter överföras till utanför EU/EES (t.ex. till tjänsteleverantörer) i enlighet med tillämpliga lagar och bestämmelser om datasekretess, och med förbehåll för de begränsningar som fastställts i sådana lagar och bestämmelser.

Förvaringstid för personuppgifter

Uppgifterna kommer att lagras så länge som det behövs i enlighet med Citycons rättsliga åtaganden i egenskap av bolag noterat på Nasdaq Helsinki Ltd. Dessutom kan uppgifterna lagras så länge det är nödvändigt för Citycons verkliga intressen och behov eller syften med behandlingen.

Affärspartner och andra intressenter

Ändamål och rättslig grund för behandling

Vi behandlar uppgifter om våra affärspartners och andra intressenter för att uppfylla avtal, hantera samarbeten och affärsrelationer, utveckla vår verksamhet, organisera och utveckla våra affärsfunktioner, kommunicera och samarbeta, skicka nyhetsbrev, organisera evenemang, göra betalningar och hålla översyn av dessa, hålla bokföring och för att fullfölja andra rättsliga åtaganden.

Vi behandlar uppgifter om våra leverantörsföreträdare och aktieägarombud för att uppfylla våra legitima intressen som härrör från det avtal och den samarbetsrelation vi har med det företag som personen företräder. Vi kan även komma att behandla uppgifter om potentiella affärspartner och andra intressenter som vi ännu inte har tecknat något avtal med, eller som vi ännu inte har någon kundrelation med. I detta fall baseras behandlingen av uppgifterna på vårt legitima intresse av att utforska och förstå potentiella partner och intressenter, av att kommunicera med dem, och av att utveckla vår kunskap om kunder och marknadsföring.

Kategorier av personuppgifter som vi samlar in

Vi samlar in kontaktuppgifter, t.ex. namn, telefonnummer, e-postadress och befattning; information om företaget som den registrerade företräder och om den registrerades ansvarsområde; och information om att hantera samarbetet enligt vad som beskrivits ovan (t.ex. att arrangera bolagsstämmor).

Varifrån vi samlar in personuppgifter

Vi samlar in personuppgifter från företrädarna för affärspartnerna och aktieägarombuden.

Utlämnande av personuppgifter och kategorier av mottagare av uppgifterna

Vi kan komma att lämna ut uppgifter om affärspartner och intressenter mellan Citycon-koncernens företag och, i de fall vi har en rättslig skyldighet att göra det, till myndigheter.

Dessutom kan vi även överföra data till våra tjänsteleverantörer, som behandlar uppgifterna för vår räkning och i enlighet med våra instruktioner.

Överföring av personuppgifter till utanför EU/EES

Personuppgifter kan överföras till utanför EU/EES i enlighet med tillämpliga lagar och bestämmelser om datasekretess, och med förbehåll för de begränsningar som fastställts i sådana lagar och bestämmelser.

En del av Citycons tjänsteleverantörer kan även vara lokaliserade utanför EU/EES, inklusive i USA.

När personuppgifter överförs till ett land utanför EU / EES som inte garanterar en adekvat nivå av dataskydd, tillämpar vi lämpliga säkerhetsåtgärder, såsom EU-kommissionens allmänna avtalsbestämmelser och vid behov använder vi ytterligare säkerhetsåtgärder i enlighet med tillämpliga sekretesslagar och regler.

Förvaringstid för personuppgifter

Vi behåller personuppgifterna under hela samarbetsrelationen. Efter att samarbetsrelationen har upphört behåller vi personuppgifterna så länge som de är nödvändiga för Citycons verkliga behov samt för de rättsliga krav och myndighetskrav som Citycon omfattas av. Om inga myndighetskrav föreligger behåller vi uppgifterna i högst 24 månader.

Dataskydd

Citycon har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att begränsa åtkomst till de personuppgifter som innehas av Citycon samt för att skydda dem mot förlust, förstöring genom olyckshändelse, missbruk och olagliga ändringar. Tillgången till personuppgifterna är begränsad på grundval av behovsenlig behörighet till enskilda personer (Citycons anställda och tjänsteleverantörer), som behöver åtkomst till uppgifterna för de ändamål som de samlades in för.

Om personuppgifter överförs till utanför EU/EES till ett land där en tillräcklig nivå för dataskydd inte kan garanteras, tillgriper vi lämpliga skyddsåtgärder såsom EU-kommissionens standardavtalsklausuler i enlighet med tillämpliga lagar och bestämmelser om datasekretess samt - om så behövs - tillämpar ytterligare säkerhetsåtgärder.

Vilka är dina rättigheter?

Rätt att göra invändningar: Du har rätt att, utifrån din situation, invända mot profilering och andra behandlingsåtgärder i situationer där vi behandlar dina personuppgifter baserat på våra legitima intressen. Dessa situationer kan till exempel hänföra sig till att skicka ett nyhetsbrev eller inbjudan till våra evenemang som vi antar att du är intresserad av, exempelvis baserat på ditt företags verksamhetsområde.
Direktmarknadsföring: Du har rätt att, när som helst och utan kostnad, invända mot direktmarknadsföring. Du kan göra detta genom att kontakta Citycon.
Rätt till tillgång till uppgifter: Du har rätt att få information om dina personuppgifter som behandlas samt en kopia av sådana uppgifter.
Rätt att begära rättelse, radering eller begränsning av behandling av personuppgifter: Du har rätt att begära att vi rättar till felaktiga uppgifter om dig. Du kan också begära att vi raderar vissa uppgifter om dig, eller begära att behandlingen begränsas på de grunder som föreskrivs i lag.
Rätt att återkalla sitt samtycke: När behandlingen baseras på samtycke måste samtycket kunna återkallas för att det ska vara giltigt, och du har när som helst rätt till sådant återkallande.
Rätt till dataportabilitet: I den utsträckning som du har lämnat uppgifter till oss som behandlas baserat på ditt samtycke har du rätt att få sådana uppgifter i första hand i ett maskinläsbart format. Du har också rätt att överföra sådana uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.
Rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet: Du har rätt att inge klagomål till behörig tillsynsmyndighet om du anser att vi inte har iakttagit de dataskyddsbestämmelser som gäller för vår verksamhet.

Så här kontaktar du oss och utövar dina rättigheter

Om du har några frågor om skydd av dina personuppgifter i vår uppgiftsbehandling, eller om du vill utöva dina rättigheter, ber vi dig kontakta oss genom ett e-postmeddelande till privacy@citycon.com.

Citycons Dataskydd, Eero Nurmilaukas, Piispansilta 9 A, 02230 Espoo, Finland, +358 20 766 4529, eero.nurmilaukas@citycon.com.

Ändringar i integritetsmeddelandet

Vi kan emellanåt uppdatera detta integritetsmeddelande för att återspegla ändringar i vår verksamhet och/eller tillämplig lag. Eventuella ändringar kommer att publiceras här.