Privatlivsmeddelelse

Citycon Oyj og dets datterselskaber og andre associerede selskaber (herefter henvist til som "Citycon") respekterer sine investorers, kunders, leverandørers og andre interessenters privatliv. Denne privatlivsmeddelelse (herefter henvist til som "privatlivsmeddelelse") beskriver, hvordan Citycon indsamler og behandler personoplysninger fra sine aktionærer, andre investorer og analytikere, samt hvordan Citycon sikrer fortroligheden og sikkerheden af de oplysninger, som det indsamler og behandler.

I denne privatlivsmeddelelse betyder "personoplysninger" enhver information, der kan identificere dig som enkeltperson, enten indsendt af dig og/eller indsamlet gennem alternative kanaler.

Dataansvarlig

Hvad angår personoplysninger for den registrerede, betragtes den dataansvarlige som det selskab i Citycon-koncernen, der har et kontraktligt forhold eller et andet samarbejdsforhold med den registrerede eller med den organisation, som den registrerede repræsenterer. Den dataansvarlig kan således være enten Citycon Oyj (firma-id 0699505-3) eller et af dets datterselskaber eller andre associerede selskaber. I denne privatlivsmeddelelse henviser "vi" eller "Citycon" derfor til ethvert selskab i Citycon-koncernen, der fungerer som den dataansvarlige i hvert af de enkelte tilfælde.

Kunder og lejere

Formål og retsgrundlag for behandling

Vi behandler kunde- og lejeroplysninger med henblik på at skabe, administrere, vedligeholde og udvikle kunde- og lejeforholdet, sikkerhedsrelaterede spørgsmål og kommunikation herom, yde tjenester, kommunikation med kunder og lejere, sende nyhedsbreve, arrangere begivenheder, evaluere kundeoplevelsen, udarbejde statistik, identificere kundens brugere, behandle betalinger, udvikle forretnings- og kundeservice, håndtere klager og reklamationer, forsvare mod erstatningskrav og til opfyldelse af regnskabsmæssige og andre lovbestemte forpligtelser. Derudover bruges personoplysninger til direkte markedsføring af den dataansvarlige og dens koncernselskaber (herunder elektroniske nyhedsbreve) til målretning og profilering af onlineannoncering og til udvikling og planlægning af den dataansvarliges produkter og tjenester.

Vi behandler vores kunders data for at opfylde vores legitime interesser, der opstår som følge af det kontrakt- og samarbejdsforhold, vi har med personen eller det repræsenterede selskab. Vi kan også behandle personoplysninger om vores potentielle kunder og lejere eller deres repræsentanter, som vi endnu ikke har indgået en aftale eller et kundeforhold med, eller som vi tidligere har haft en aftale eller et kundeforhold til. I så fald er behandlingen af data baseret på vores legitime interesse i at undersøge og forstå potentielle kunder eller lejere, kommunikere med dem og udvikle vores kunde- og markedsindsigt. Baseret på vores legitime interesse og eventuelt samtykke, hvis nødvendigt, kan vi bruge personoplysninger til markedsføring, direkte markedsføring, henvendelser og markedsundersøgelser samt anden målrettet korrespondance.

Kategorier af personoplysninger, vi indsamler

Kunder og lejere af forretningslokaler:

kontaktinformation såsom navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, stilling
oplysninger om det selskab, som den registrerede repræsenterer, samt dets beliggenhed
oplysninger om de virksomheder, som den registrerede tidligere har repræsenteret, og hans/hendes tidligere stillinger, hvis den registrerede har skiftet virksomhed/stilling efter, at hans/hendes data første gang blev indsamlet i vores systemer
oplysninger om markedsføringsforbud og samtykker
oplysninger, som den registrerede har angivet via registreringsformularer i forbindelse med Citycon-arrangementer eller kampagner
brugernavn og adgangskode til elektroniske tjenester.

Lejere af boliger:

kontaktinformation såsom navn, adresse, CPR-nummer, telefonnummer, e-mailadresse
anden information såsom bankkontonummer, skatteafgørelse, startdato for kundeforholdet, antal og navne på personer, der bor i samme husstand
oplysninger om beskæftigelse, varighed af og type beskæftigelse, indkomst og formue, kreditoplysninger, oplysninger om gældssanering og inddrivelsesoplysninger, oplysninger om behovet for bolig, oplysninger om lejemålet, oplysninger om lejeindskud og opsigelse af lejemålet, oplysninger om potentielle værger
i tilfælde af en mindreårig lejer; værgens identifikationsoplysninger, klager, feedback og anden information og kommunikation relateret til kundeforholdet og væsentlige kommunikationer, tilladelser og forbud vedrørende direkte markedsføring.

Hvor vi indsamler personoplysninger fra

Vores faste kilde til information er oplysninger, der gives under forberedelse og indgåelse af aftalen samt under kunde- og lejeforholdet.

Vi indsamler oplysninger til vores register direkte fra vores kunder, lejere eller deres repræsentanter fra lejekontrakter og Citycon Portal. Oplysninger kan også indsamles, når du f.eks. deltager i vores kampagner og arrangementer.

Vi opdaterer eksempelvis dine oplysninger baseret på dine meddelelser og udviklinger under lejemålet. En meddelelse kan også gives af en tredjepart, hvorefter vi bestræber os på at sikre gyldigheden af oplysningerne.

Vi kan kontrollere gyldigheden af vores boliglejeres personoplysninger i Personregistret i forbindelse med indgåelse af en lejekontrakt. Vi kan også kontrollere beboeroplysninger for vores lejligheder i samme register. Vi kan også indsamle og opdatere dine personoplysninger baseret på oplysninger modtaget fra vores samarbejdspartnere samt myndigheder og virksomheder, der leverer personoplysningstjenester.

Vi kan indsamle og opdatere kredit- og betalingsoplysninger samt sanktionslister fra Suomen Asiakastieto Oy eller tilsvarende virksomhed, der leverer virksomheds- og kreditværdighedsoplysninger.

Vi modtager oplysninger, der er indsamlet til brugerstyring af vores datasystemer såsom Citycon Portal, fra dig eller en repræsentant for dit selskab, og vores medarbejdere opretter og administrerer loginoplysningerne.

Logningsoplysninger gemmes automatisk ved brug af informationssystemer.

Offentliggørelse af personoplysninger og kategorier for modtagere af data

Vi kan videregive personoplysninger inden for Citycon-koncernselskaber og også til myndigheder i henhold til en retlig forpligtelse.

Vi kan også overføre oplysninger til vores serviceudbydere, der behandler data på vores vegne og i overensstemmelse med vores instruktioner (f.eks. til styring og udvikling af kundeforholdet eller tjenester, leasing, frasalg af lejligheder eller forretningslokaler, ejendomsforvaltningstjenester, byggeri og reparationer samt deres tilsyn, sikkerhedsrelaterede spørgsmål og kommunikation herom, supplering af kundeoplysninger, inddrivelse af gæld og udvikling og vedligeholdelse af datasystem og datasikkerhed).

I tilfælde af boligudlejning videregives personoplysninger kun til de partnere, der er nødvendige for styring af kunde-/lejeforholdet. Disse partnere omfatter vedligeholdelsesselskabet til kontrol af beboeroplysninger (navn og kontaktinformation), nøglesmeden til overlevering af nøgler (navn, CPR-nummer og kontaktinformation) og inkassobureauet til inddrivelse af gæld (navn, CPR-nummer, gældsbeløb og kontaktinformation).

Når Citycon afhænder et aktiv, kan oplysninger relateret til eksisterende lejekontrakter blive overført til køberen af aktivet.

Overførsel af personoplysninger uden for EU/EØS

Personoplysninger kan overføres uden for EU/EØS i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslove og -forordninger og underlagt de begrænsninger, der er fastsat i disse love og forordninger.

Når personoplysninger overføres uden for EU/EØS til et land, der ikke garanterer tilstrækkelig beskyttelse af personoplysninger, vil vi anvende passende garantier, såsom EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, og vi vil anvende yderligere sikkerhedsforanstaltninger i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslove og -forordninger, når det er nødvendigt.

Personoplysninger for lejere af boliger overføres ikke uden for EU/EØS-området.

Opbevaringsperiode for personoplysninger

Vi opbevarer kunde- og lejerdata under hele kunde- og lejeforholdet, eller indtil du ikke længere repræsenterer vores kunde. Ved ophør af kunde- eller lejeforholdet vil vi opbevare dataene, så længe personoplysningerne er nødvendige for at opfylde Citycons behov eller overholde Citycons juridiske forpligtelser eller i en periode på maks. 24 måneder ved mangel på sådanne forpligtelser.

Vi opbevarer oplysninger om vores potentielle kunder og lejere samt deres repræsentanter, så længe oplysningerne er nødvendige for Citycon og i overensstemmelse med Citycons juridiske forpligtelser eller i en periode på maks. 24 måneder ved mangel på sådanne forpligtelser.

Data vedrørende lejere af boliger opbevares kun i registeret, så længe behandlingen er baseret på de grunde, der er specificeret i Databeskyttelsesforordningen (GDPR).

Aktionærer, andre investorer og analytikere

Formål og retsgrundlag for behandling

Vi behandler personoplysninger om aktionærer og deres repræsentanter for at vedligeholde et aktionærregister, arrangere og administrere aktionærmøder, identificere aktionærers identitet og ret til at deltage i generalforsamlinger, kommunikere med dem og udbetale udbytte samt foretage andre aktietransaktioner.

Vi behandler personoplysninger om andre investorer og analytikere for at opfylde vores legitime interesser og for at kommunikere med dem.

Vi er nødt til at behandle personoplysninger om aktionærer og deres repræsentanter, andre investorer og analytikere for at kunne levere information til offentligheden, da vi som selskab er noteret på Nasdaq Helsinki Ltd.

Vi behandler personoplysninger om aktionærer, andre investorer og analytikere for at opfylde vores retlige forpligtelser. Vi kan også behandle data for at opfylde vores legitime interesse i at fremlægge information til offentligheden og kommunikere med og opretholde gode relationer til vores aktionærer, investorer og analytikere. Derudover kan vi behandle data, når vi sender invitationer til vores arrangementer, sender nyhedsbreve, sender information om vores forretning og andre marketingkommunikationer.

Kategorier af personoplysninger, vi indsamler

Aktionærer

kontaktoplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse
andre oplysninger såsom CPR-nummer eller anden identificerende information, nationalitet, antal aktier og stemmerettigheder, kontonummer for værdipapirer
andre oplysninger vedrørende aktionærers deltagelse i generalforsamlinger (inklusive oplysninger om fuldmagter).

Aktionærers fuldmægtige og assistenter

navn på repræsentanter og CPR-nummer, når repræsentanten repræsenterer aktionærer på generalforsamlinger
vi indsamler også personoplysninger om fuldmægtige og assistenter, der repræsenterer/assisterer aktionærer på generalforsamlinger.

Andre investorer og analytikere

kontaktoplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.

Hvor vi indsamler personoplysninger fra

Vi indsamler personoplysninger fra:

Aktionærer. Vi modtager oplysninger, der gives til os i meddelelser om større aktiebesiddelser (flagmeddelelser).
Euroclear Finland Oy (national værdipapircentral). Euroclear Finland Oy vedligeholder Citycons aktionærregister, og det er den tekniske udbyder af databasen, som vi bruger til at administrere aktionærinformation.
Andre investorer og analytikere eller de virksomheder, de repræsenterer.

Offentliggørelse af personoplysninger og kategorier for modtagere af data

Oplysninger om større aktionærer, flagmeddelelser og en liste over analytikere, der følger Citycon, kan findes på vores hjemmeside www.citycon.com.

Vi er forpligtede til at offentliggøre aktionærlisten til enhver, der anmoder om det i henhold til gældende love og forordninger (offentliggørelse af aktionærregistret).

Vi kan videregive visse data til myndigheder, hvor vi har en retlig forpligtelse til at gøre det.

Vi kan også overføre data til vores serviceudbydere, der behandler dataene på vores vegne og i overensstemmelse med vores instruktioner.

Overførsel af personoplysninger uden for EU/EØS

I nogle tilfælde kan personoplysninger blive overført uden for EU/EØS (f.eks. i tilfælde af serviceudbydere) i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslove og -forordninger og underlagt de begrænsninger, der er fastsat i disse love og forordninger.

Opbevaringsperiode

Data vil blive opbevaret, så længe det er nødvendigt i henhold til Citycons juridiske forpligtelser som et selskab noteret på Nasdaq Helsinki Ltd. Derudover kan data opbevares så længe det er nødvendigt for Citycons legitime interesser og behov eller formål med behandlingen.

Forretningspartnere og andre aktionærer

Formål og retsgrundlag for behandling

Vi behandler data om vores forretningspartnere og andre interessenter med det formål at opfylde kontrakter, samarbejde og administration af forretningsforhold, udvikle vores forretning, organisere og udvikle vores forretningsfunktioner, kommunikation og samarbejde, sende nyhedsbreve, arrangere begivenheder, betalinger og overvågning heraf, regnskab og andre juridiske forpligtelser.

Vi behandler data om vores leverandør- og interessentrepræsentanter for at opfylde vores legitime interesser, der tilvejebringes af den kontrakt- og samarbejdsrelation, vi har med den virksomhed, som personen repræsenterer. Vi kan også behandle data om vores potentielle forretningspartnere og andre interessenter, som vi endnu ikke har underskrevet en aftale med, eller som vi endnu ikke har et kundeforhold til. I dette tilfælde er behandlingen baseret på vores legitime interesse i at undersøge og forstå vores potentielle partnere og interessenter, at kommunikere med dem og udvikle vores viden om kunder og markedsføring.

Kategorier af personoplysninger, vi indsamler

Vi indsamler kontaktoplysninger såsom navn, telefonnummer, e-mailadresse og stilling, oplysninger om den virksomhed, som den registrerede repræsenterer, og den registreredes ansvarsområde samt oplysninger relateret til styring af samarbejdet som beskrevet ovenfor (f.eks. arrangerede møder).

Hvor vi indsamler personoplysninger fra

Vi indsamler persondata fra forretningspartner- og interessentrepræsentanter.

Offentliggørelse af personoplysninger og kategorier for modtagere af data

Vi kan videregive forretningspartner- og interessentdata inden for Citycon-koncernens virksomheder og til myndighederne, når vi har en retlig forpligtelse til det.

Vi kan også overføre data til vores serviceudbydere, der behandler dataene på vores vegne og i overensstemmelse med vores instruktioner.

Overførsel af personoplysninger uden for EU/EØS

Personoplysninger kan overføres uden for EU/EØS i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslove og -forordninger og underlagt de begrænsninger, der er fastsat i disse love og forordninger.

Nogle af Citycons serviceudbydere kan også befinde sig uden for EU/EØS, herunder i USA.

Opbevaringsperiode

Vi opbevarer persondata i løbet af samarbejdsforholdet. Efter afslutningen af samarbejdsforholdet beholder vi dataene, så længe persondata er nødvendige for Citycons legitime behov og de lov- og forordningskrav, som Citycon er underlagt, eller i en periode på maks. 24 måneder ved mangel på sådanne gældende forordningsrelaterede forpligtelser.

Databeskyttelse

Citycon har foretaget passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at begrænse adgangen til de persondata, det opbevarer, og for at beskytte dem mod tab, utilsigtet ødelæggelse, misbrug og ulovlig ændring. Adgangen til persondata er begrænset til individer (Citycons medarbejdere og serviceudbydere), der har behov for adgang til dataene til de formål, de blev indsamlet til.

Hvis personoplysninger overføres uden for EU/EØS til et land, der ikke garanterer tilstrækkelig beskyttelse af personoplysninger, vil vi anvende passende garantier, såsom EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, og vi vil anvende yderligere sikkerhedsforanstaltninger i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslove og -forordninger, når det er nødvendigt.

Hvad er dine rettigheder

Retten til at gøre indsigelse: Du har ret til at gøre indsigelse mod profilering og anden behandling i situationer, hvor vi behandler dine persondata baseret på vores legitime interesser, og dette er på baggrund af din situation. Disse situationer kan for eksempel vedrøre afsendelse af nyhedsbreve eller invitationer til vores arrangementer, som vi antager, du er interesseret i, baseret på din virksomheds forretningsområde.
Direkte markedsføring: Du har til enhver tid ret til gratis at gøre indsigelse mod direkte markedsføring. Du kan gøre dette ved at kontakte Citycon.
Ret til dataadgang: Du har ret til at få oplysninger om de af dine persondata, der behandles, samt en kopi af sådanne data.
Ret til at anmode om rettelse, sletning eller begrænsning af behandling af persondata: Du har ret til at anmode om, at vi retter forkerte oplysninger om dig. Du kan også anmode om, at visse oplysninger om dig slettes eller at behandlingen begrænses i overensstemmelse med lovgivningen.
Ret til at trække samtykke tilbage: Når behandlingen er baseret på samtykke, skal samtykket kunne trækkes tilbage, og du har ret til at trække det tilbage når som helst.
Ret til dataportabilitet: I det omfang du har givet os data, der behandles baseret på dit samtykke, har du ret til primært at få sådanne data i et maskinlæsbart format og overføre dem til en anden dataansvarlig.
Ret til at indgive klage til en tilsynsmyndighed: Du har ret til at indgive en klage til den kompetente tilsynsmyndighed, hvis du mener, at vi ikke har overholdt de gældende databeskyttelsesregler for vores aktiviteter.

Sådan kan du kontakte os og benytte dig af dine rettigheder

Hvis du har spørgsmål vedrørende beskyttelse af dine persondata i vores databehandlingsaktiviteter, eller hvis du ønsker at benytte dig af dine rettigheder, bedes du kontakte os på privacy@citycon.com.

Citycons databeskyttelse, Eero Nurmilaukas, Piispansilta 9 A, 02230 Espoo, Finland, +358 20 766 4529, eero.nurmilaukas@citycon.com.

Ændringer af privatlivsmeddelelsen

Vi kan opdatere denne privatlivsmeddelelse fra tid til anden for at afspejle ændringer i vores aktiviteter og/eller gældende lovgivning. Eventuelle ændringer vil blive offentliggjort her.