Privaatsusteatis

Citycon Oyj ning selle tütar- ja muud sidusettevõtted (edaspidi: Citycon) austavad oma investorite, klientide, tarnijate ja muude sidusrühmade privaatsust. Selles privaatsusteatises (edaspidi: privaatsusteatis) kirjeldatakse, kuidas Citycon kogub ja töötleb oma aktsionäride, teiste investorite ja analüütikute isikuandmeid ning kuidas Citycon tagab kogutava ja töödeldava teabe privaatsuse ja turvalisuse.

Privaatsusteatises mõistetakse isikuandmetena teie esitatud või alternatiivsete kanalite kaudu saadud teavet, mis võimaldab teid üksikisikuna tuvastada.

Vastutav töötleja

Iga andmesubjekti isikuandmete puhul on vastutav töötleja see Cityconi kontserni kuuluv ettevõte, millel on andmesubjektiga või andmesubjekti esindatava organisatsiooniga lepinguline või muu koostöösuhe. Andmete vastutav töötleja võib seega olla kas Citycon Oyj (äritunnus 0699505-3) või Citycon Oyj tütar- või muu sidusettevõte. Selles privaatsusteatises mõistetakse nime Citycon ja mitmuse esimese pöörde all kõiki Cityconi kontserni ettevõtteid, kes tegutsevad igal üksikjuhul andmete vastutava töötlejana.

Kliendid ja rentnikud/üürnikud

Andmetöötluse eesmärgid ja õiguslik alus

Me töötleme klientide ja rentnike/üürnike andmeid kliendi- ja rendi-/üürisuhete loomiseks, haldamiseks, säilitamiseks ja arendamiseks, turvalisusega seotud probleemide lahendamiseks ja seotud teabevahetuseks, teenuste osutamiseks, klientide ja rentnikega/üürnikega suhtlemiseks, uudiskirjade saatmiseks, ürituste korraldamiseks, kliendikogemuse hindamiseks, statistika koostamiseks, klientide kasutajate tuvastamiseks, maksete tegemiseks ja nende kontrollimiseks, äritegevuse ja klienditeeninduse arendamiseks, kaebuste ja nõuete käsitlemiseks, nõuete eest kaitsmiseks ning raamatupidamis- ja muude juriidiliste kohustuste täitmiseks. Peale selle kasutatakse isikuandmeid vastutava töötleja ja tema kontserni ettevõtete otseturunduseks (sealhulgas elektrooniliste uudiskirjade saatmiseks), veebireklaami suunamiseks ja profiilianalüüsiks ning vastutava töötleja toodete ja teenuste arendamiseks ja kavandamiseks.

Me töötleme oma klientide andmeid lähtuvalt oma õigustatud huvidest, mis tulenevad lepingust ja koostöösuhtest vastava isiku või esindatava ettevõttega. Samuti võime töödelda võimalike klientide ja rentnike/üürnike või nende esindajate isikuandmeid, kellega me ei ole veel lepingut või kliendisuhet sõlminud või kellega meil on varem olnud leping või kliendisuhe. Sellisel juhul põhineb andmete töötlemine meie õigustatud huvil uurida ja mõista võimalikke kliente või rentnikke/üürnikke, suhelda nendega ning arendada oma kliendi- ja turukäsitlust. Me võime oma õigustatud huvi ja vajaduse korral nõusoleku alusel kasutada isikuandmeid turunduse, otseturunduse, päringute ja turu-uuringute ning muu suunatud kirjavahetuse jaoks.

Kogutavate isikuandmete kategooriad

Kliendid ja äriruumide üürnikud:

kontaktandmed, näiteks nimi, aadress, telefoninumber, e-postiaadress, ametinimetus;
teave andmesubjekti esindatava ettevõtte ja selle asukoha kohta;
teave ettevõtete kohta, mida andmesubjekt on varem esindanud, samuti tema varasemate ametinimetuste kohta, kui andmesubjekt on vahetanud ettevõtet/ametit pärast seda, kui tema andmed esimest korda meie süsteemidesse sisestati;
teave turustamiskeeldude ja nõusolekute kohta;
teave, mille andmesubjekt on esitanud Cityconi ürituste või kampaaniatega seotud registreerimisvormide kaudu;
elektrooniliste teenuste kasutajanimi ja salasõna.

Eluruumide üürnikud:

kontaktandmed, näiteks nimi, aadress, isikukood, telefoninumber, e-postiaadress;
muu teave, näiteks pangakonto number, maksuotsus, kliendisuhte alguskuupäev, samas leibkonnas elavate isikute arv ja nimed;
teave tööhõive, töösuhte kestuse ja laadi, sissetulekute ja vara kohta, krediiditeave, teave võlgade restruktureerimise ja sissenõudmise kohta, teave eluasemevajaduse, üürilepingu, üüri tagatisraha ja üürilepingu lõpetamise kohta, teave võimaliku eestkostja kohta;
alaealise üürniku puhul eestkostja isikuandmed, kaebused, tagasiside ning muu kliendisuhte ja olulise teabevahetusega seotud teave ja teabevahetus, otseturunduseks antud load ja keelud.

Millistest allikatest me isikuandmeid kogume

Üldjuhul lähtume lepingu ettevalmistamise ja sõlmimise ajal ning kliendi- ja rendi-/üürisuhte ajal esitatud teabest.

Me kogume oma registri jaoks teavet otse klientidelt, rentnikelt/üürnikelt või nende esindajatelt, rendi-/üürilepingutest ja Cityconi portaalist. Teavet võidakse koguda ka siis, kui te osalete meie kampaaniates või üritustel.

Teie andmete ajakohastamisel lähtume muu hulgas teie teadaannetest ja rendi-/üürilepingu ajal toimunud muutustest. Teadaande võib esitada ka kolmas isik, misjärel püüame nõuetekohaselt veenduda teabe õigsuses.

Üürilepingu sõlmimisel võime kontrollida Cityconi eluruumide üürnike isikuandmete kehtivust rahvastikuregistrist. Samast registrist võime kontrollida ka meie korterite elanike andmeid. Me võime koguda ja ajakohastada teie isikuandmeid ka meie partneritelt, ametiasutustelt ja isikuandmetega seotud teenuseid pakkuvatelt ettevõtetelt saadud teabe alusel.

Me võime koguda ja ajakohastada krediidi- ja makseandmeid ning sanktsioonide nimekirju Suomen Asiakastieto Oy-lt või muult ettevõtete ja krediidivõimelisuse andmeid pakkuvalt ettevõttelt.

Meie andmesüsteemide, näiteks Cityconi portaali kasutajate haldamiseks kogutud andmed esitate kas teie ise või esitab need teie ettevõtte esindaja ning meie töötajad loovad ja haldavad sisselogimisandmeid.

Teabesüsteemide kasutamisel salvestatakse logiteave automaatselt.

Isikuandmete avalikustamine ja andmesaajate kategooriad

Me võime avalikustada isikuandmeid Cityconi kontserni ettevõtetes ja seadusest tuleneva kohustuse alusel ka ametiasutustele.

Me võime edastada teavet oma teenusepakkujatele, kes töötlevad andmeid meie nimel ja meie juhiste kohaselt (näiteks kliendisuhte või teenuste haldamiseks ja arendamiseks, korterite või äriruumide üürimiseks, võõrandamiseks, kinnisvarahaldusteenuste osutamiseks, ehitamiseks ja remondiks ning sellise tegevuse järelevalveks, turvaprobleemide lahendamiseks ja nendega seotud teabevahetuseks, klienditeabe täiendamiseks, võlgade sissenõudmiseks ning andmesüsteemi ja andmeturbe arendamiseks ja haldamiseks).

Eluruumide väljaüürimise korral avalikustatakse isikuandmeid ainult nendele partneritele, kellest sõltub kliendi-/üürisuhte haldamine. Sellisteks partneriteks on hooldusfirma, kes kontrollib elanike andmeid (nimi ja kontaktandmed), lukksepp, kes annab võtmeid üle (nimi, isikukood ja kontaktandmed), ja inkassofirma, kes tegeleb nõuete sissenõudmisega (nimi, isikukood, võlgnevuse suurus ja kontaktandmed).

Kui Citycon võõrandab vara, võidakse olemasolevaid rendi-/üürilepinguid puudutav teave anda üle vara ostjale.

Isikuandmete edastamine väljapoole ELi/EMPd

Isikuandmeid võib edastada väljapoole ELi/EMPd kooskõlas kehtivate andmekaitsealaste õigusaktidega ja arvestades nimetatud õigusaktides sätestatud piiranguid.

Kui isikuandmeid edastatakse väljaspool ELi/EMPd asuvasse riiki, mis ei taga piisavat andmekaitsetaset, rakendame me asjakohaseid kaitsemeetmeid, näiteks Euroopa Komisjoni lepingu tüüptingimusi ning vajaduse korral võtame lisaturvameetmeid kooskõlas kehtivate andmekaitsealaste õigusaktidega.

Eluruumide üürnike isikuandmeid ei edastata väljapoole ELi/EMPd.

Isikuandmete säilitamisperiood

Me säilitame klientide ja rentnike/üürnike andmeid vastava kliendi- ja rendi-/üürisuhte kestel või seni, kuni te lõpetate meie kliendi esindamise. Kliendi- või rendi-/üürisuhte lõpetamisel säilitame andmeid nii kaua, kui need on vajalikud Cityconi vajaduste või juriidiliste kohustuste täitmiseks, või kuni 24 kuud, kui selliseid kohustusi pole.

Me säilitame teavet võimalike klientide ja rentnike/üürnike ning nende esindajate kohta nii kaua, kui see teave on Cityconi jaoks vajalik ja kooskõlas Cityconi juriidiliste kohustustega, või kuni 24 kuud, kui selliseid kohustusi pole.

Eluruumide üürnike andmeid säilitatakse registris seni, kuni nende töötlemine toimub isikuandmete kaitse üldmääruses sätestatud alustel.

Aktsionärid, muud investorid ja analüütikud

Andmetöötluse eesmärgid ja õiguslik alus

Me töötleme aktsionäride ja nende esindajate isikuandmeid, et pidada aktsionäride registrit, korraldada ja hallata aktsionäride koosolekuid, tuvastada aktsionäride isikusamasust ja õigust osaleda üldkoosolekutel, suhelda aktsionäridega, maksta dividende ja teha muid aktsiatehinguid.

Me töötleme teiste investorite ja analüütikute isikuandmeid oma õigustatud huvide täitmiseks ning investorite ja analüütikutega suhtlemiseks.

Aktsionäride ja nende esindajate, teiste investorite ja analüütikute isikuandmete töötlemine on vajalik, et saaksime Nasdaq Helsinki Ltd. börsil noteeritud ettevõttena avalikkusele teavet anda.

Me töötleme aktsionäride, teiste investorite ja analüütikute isikuandmeid, et täita oma juriidilisi kohustusi. Me võime andmeid töödelda ka selleks, et üldsusele oma õigustatud huvidest lähtuvalt teavet avaldada ning suhelda ja säilitada häid suhteid meie aktsionäride, investorite ja analüütikutega. Lisaks võime töödelda andmeid, kui saadame kutseid meie üritustele, uudiskirju, teavet oma äritegevuse kohta ja muud turundusteavet.

Kogutavate isikuandmete kategooriad

Aktsionärid

kontaktandmed, näiteks nimi, aadress, telefoninumber, e-postiaadress;
muud andmed, nagu isikukood või muud tuvastamisandmed, kodakondsus, aktsiate ja hääleõiguste arv, registrikannete kontonumber;
muu teave aktsionäride üldkoosolekutel osalemise kohta (sealhulgas teave volikirjade kohta).

Aktsionäride volitatud esindajad ja assistendid

kui aktsionäre esindab aktsionäride koosolekutel esindaja, siis tema nimi ja isikukood;
samuti kogume isikuandmeid nende volitatud esindajate ja assistentide kohta, kes esindavad/abistavad aktsionäre üldkoosolekutel.

Muud investorid ja analüütikud

kontaktandmed, näiteks nimi, aadress, telefoninumber, e-postiaadress.

Millistest allikatest me isikuandmeid kogume

Me kogume isikuandmeid:

aktsionäridelt. Me saame teatiste kaudu teavet enamusosaluste kohta (märkivad teated);
Euroclear Finland Oy-lt (Soome väärtpaberite keskdepositooriumilt). Euroclear Finland Oy haldab Cityconi aktsionäride registrit ja on tehniliselt vastutav selle andmebaasi pakkumise eest, mida me kasutame aktsionäride andmete haldamiseks;
teistelt investoritelt ja analüütikutelt või ettevõtetelt, mida nad esindavad.

Isikuandmete avalikustamine ja andmesaajate kategooriad

Teave enamusaktsionäride kohta, märkivad teated ja Cityconi jälgivate analüütikute nimekirja leiate meie veebilehelt www.citycon.com.

Kehtivate õigusaktide alusel oleme kohustatud avalikustama aktsionäride nimekirja kõigile, kes seda taotlevad (aktsionäride registri avalikkus).

Me võime avalikustada teatavaid andmeid ametiasutustele, kui oleme seadusega kohustatud seda tegema.

Samuti võime edastada andmeid oma teenusepakkujatele, kes töötlevad andmeid meie nimel ja meie juhiste kohaselt.

Isikuandmete edastamine väljapoole ELi/EMPd

Mõningatel juhtudel võib isikuandmeid edastada väljapoole ELi/EMPd (nt teenusepakkujatele) kooskõlas kehtivate andmekaitsealaste õigusaktidega ja arvestades nimetatud õigusaktides sätestatud piiranguid.

Säilitamisaeg

Andmeid säilitatakse nii kaua, kui see on vajalik Cityconi kui Nasdaq Helsinki Ltd. börsil noteeritud ettevõtte juriidiliste kohustuste täitmiseks. Lisaks võib andmeid säilitada nii kaua, kui see on vajalik Cityconi tegelike huvide ja vajaduste või töötlemise eesmärkide täitmiseks.

Äripartnerid ja teised sidusrühmad

Andmetöötluse eesmärgid ja õiguslik alus

Me töötleme oma äripartnerite ja teiste sidusrühmade andmeid lepingute täitmiseks, koostöö ja ärisuhete haldamiseks, äritegevuse arendamiseks, ärifunktsioonide korraldamiseks ja arendamiseks, teabevahetuseks ja koostööks, uudiskirjade saatmiseks, ürituste korraldamiseks, maksete tegemiseks ja nende üle järelevalve teostamiseks, raamatupidamise ja muude juriidiliste kohustuste täitmiseks.

Me töötleme oma tarnijate ja sidusrühmade esindajate andmeid lähtuvalt oma õigustatud huvidest, mis tulenevad lepingust ja koostöösuhtest vastava isiku esindatava ettevõttega. Samuti võime töödelda võimalike äripartnerite ja teiste sidusrühmade andmeid, kellega meil ei ole veel lepingut või kliendisuhet. Sellisel juhul põhineb andmete töötlemine meie õigustatud huvil uurida ja mõista meie võimalikke partnereid ja sidusrühmi, suhelda nendega ning arendada oma teadmisi klientide ja turunduse kohta.

Kogutavate isikuandmete kategooriad

Kontaktandmetena kogume nimesid, telefoninumbreid, e-postiaadresse, ametinimetusi ja teavet ettevõtte kohta, mida andmesubjekt esindab, teavet andmesubjekti vastutusala kohta ning teavet, mis on seotud eelkirjeldatud koostöö korraldamisega (nt kokkulepitud kohtumised).

Millistest allikatest me isikuandmeid kogume

Me kogume isikuandmeid äripartneritelt ja sidusrühmade esindajatelt.

Isikuandmete avalikustamine ja andmesaajate kategooriad

Me võime avalikustada äripartnerite ja sidusrühmade andmeid Cityconi kontserni ettevõtetes ning seadusest tuleneva kohustuse korral ka ametiasutustele.

Samuti võime edastada andmeid oma teenusepakkujatele, kes töötlevad andmeid meie nimel ja meie juhiste kohaselt.

Isikuandmete edastamine väljapoole ELi/EMPd

Isikuandmeid võib edastada väljapoole ELi/EMPd kooskõlas kehtivate andmekaitsealaste õigusaktidega ja arvestades nimetatud õigusaktides sätestatud piiranguid.

Mõned Cityconi teenusepakkujad võivad asuda väljaspool ELi/EMPd, sealhulgas Ameerika Ühendriikides.

Kui isikuandmeid edastatakse väljapool EL-i/EMP-d asuvasse riiki, mis ei taga piisavat andmekaitsetaset, rakendame asjakohaseid kaitsemeetmeid, näiteks Euroopa Komisjoni lepingu tüüptingimusi ning vajadusel lisaturvameetmeid kooskõlas kehtivate andmekaitsealaste õigusaktidega.

Säilitamisaeg

Me säilitame isikuandmeid koostöösuhte ajal. Pärast koostöösuhte lõppemist säilitame andmeid nii kaua, kui neid on vaja Cityconi tegelike vajaduste ning Cityconile kehtivate õiguslike ja regulatiivsete nõuete täitmiseks, või kuni 24 kuud, kui selliseid nõudeid pole.

Andmekaitse

Citycon on võtnud kohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, et piirata juurdepääsu Cityconi valduses olevatele isikuandmetele ning kaitsta neid kadumise, juhusliku hävitamise, väärkasutuse ja ebaseadusliku muutmise eest. Juurdepääs isikuandmetele on vajaduspõhine ja piiratud isikutega (Cityconi töötajad ja teenusepakkujad), kes vajavad juurdepääsu andmetele selle eesmärgi täitmiseks, milleks isikuandmeid koguti.

Teie õigused

Õigus esitada vastuväiteid: Teil on õigus esitada vastuväiteid profiilianalüüsi läbiviimisele ja muule töötlemisele, kui töötleme teie isikuandmeid oma õigustatud huvide alusel. Selliseks huviks võib olla näiteks uudiskirja saatmine või kutse saatmine meie üritusele, millest võiksite meie hinnangul huvitatud olla (näiteks tulenevalt teie ettevõtte tegevusvaldkonnast).
Otseturundus: Teil on igal ajal õigus esitada tasuta vastuväiteid otseturunduse saamisele. Selleks peate Cityconiga ühendust võtma.
Õigus andmetega tutvuda: Teil on õigus saada teavet teie andmete kohta, mida me töötleme, samuti koopiat nendest andmetest.
Õigus nõuda isikuandmete parandamist, kustutamist ja nende töötlemise piiramist: Teil on õigus taotleda, et parandaksime teie kohta käivad valeandmed. Samuti võite taotleda, et kustutaksime teatavad teie kohta käivad andmed, ja taotleda andmete töötlemise piiramist seaduses sätestatud alustel.
Õigus nõusolek tagasi võtta: Nõusolekul põhineva andmetöötluse puhul peab selle kehtivuse tagamiseks olema see tagasivõetav. Teil on õigus oma nõusolek igal ajal tagasi võtta.
Õigus isikuandmeid üle kanda: Kui olete meile esitanud andmeid, mida töödeldakse teie nõusoleku alusel, siis on teil õigus saada need andmed meilt eeskätt masinloetaval kujul, et soovi korral edastada need mõnele teisele vastutavale töötlejale.
Õigus esitada kaebus järelevalveasutusele: Kui teie arvates ei ole meie tegevus vastavuses meie tegevust reguleerivate andmekaitse eeskirjadega, on teil õigus esitada kaebus pädevale järelevalveasutusele.

Kuidas meiega ühendust võtta ja oma õigusi kasutada

Kui teil on küsimusi oma isikuandmete kaitse kohta meie andmetöötlustegevuses või soovite oma õigusi kasutada, võtke meiega ühendust aadressil privacy@citycon.com.

Cityconi andmekaitseosakond, Eero Nurmilaukas, Piispansilta 9 A, 02230 Espoo, Soome, +358 207 664 529, eero.nurmilaukas@citycon.com.

Privaatsusteatise muutmine

Võime käesolevat privaatsusteatist aeg-ajalt ajakohastada, et kajastada muudatusi meie tegevuses ja/või kohaldatavas õiguses. Kõik muudatused postitatakse sellele lehele.